請求書業務を効率化・自動化する方法：受け取り・発行・入金消込までの流れと注意点

請求書業務は、「受け取る請求書」「発行する請求書」「入金の確認（消込）」の3つに分けて考えると、効率化の進め方が整理しやすくなります。それぞれの手作業——紙の開封、手入力、印刷・郵送、通帳と台帳の突き合わせ——を減らすことで、経理担当者の負担を大きく減らせます。

この記事では、請求書業務を効率化・自動化する方法を、業務の流れ別に解説します。

請求書業務の3つの流れとよくある課題

受け取る請求書の効率化

1. 受け取り窓口を一本化する

請求書の送付先を専用のメールアドレスやフォルダに統一します。紙で届く請求書は、スキャンして同じ場所に保存します。

2. AIで請求書の項目を読み取る

生成AIやOCR（文字認識）を使って、請求書から「取引先名・請求金額・支払期日・登録番号」などの項目を読み取り、台帳に記録します。

3. 承認をチャットで回す

読み取った内容を、金額や取引先に応じて承認者に通知し、チャット上で承認できるようにします。

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発行する請求書の効率化

1. 見積・受注データから自動で作成する

見積や受注のデータから請求書を作成すると、転記の手間とミスを減らせます。見積業務の自動化は見積書作成の自動化で解説しています。

2. 電子での送付に切り替える

取引先の了承を得たうえで、PDFのメール送付や請求書発行サービスでの送付に切り替えると、印刷・封入・郵送の作業がなくなります。

3. 送付記録を残す

いつ・誰に・どの請求書を送ったかを自動で記録しておくと、問い合わせへの対応や入金確認がしやすくなります。

入金消込の効率化

入金消込とは、入金データと請求データを突き合わせ、どの請求に対する入金かを確認する作業です。

• 銀行の入金明細データを取得し、請求データと金額・名義で照合する
• 一致したものは自動で消込済みにし、一致しないものだけを担当者が確認する
• 期日を過ぎても入金がない請求を一覧にし、担当者に通知する

インボイス制度・電子帳簿保存法で確認したいポイント

業務の効率化を進めるときは、次の点を税理士や国税庁の情報で確認しておくと安心です。

国の補助金（デジタル化・AI導入補助金）には、インボイス制度への対応を目的とした申請枠も用意されています。

自動化の流れの例

導入前のチェックリスト

• 請求書の受け取り窓口を一本化した
• 読み取る項目と台帳の形式を決めた
• 承認ルール（金額・取引先）を文章にした
• AIの読み取り結果を人が確認する手順を決めた
• インボイス制度・電子帳簿保存法の要件を税理士などに確認した
• 電子送付について取引先の了承を得た

よくある質問

まとめ

• 請求書業務は「受け取り・発行・入金消込」に分けて効率化する
• AIの読み取りは便利だが、支払いに関わる項目は人が確認する
• 消込は「一致したものは自動、一致しないものだけ人」が効果的
• インボイス制度・電子帳簿保存法の要件は、専門家や国税庁の情報で確認する

経理を含むバックオフィス業務の自動化は、AIによる社内業務効率化のページで紹介しています。自社の請求業務に合わせた設計は無料相談でご相談ください。

参考資料

• 国税庁 インボイス制度特設サイト
• 国税庁 電子帳簿保存法関係