生成AIは、文章の作成・要約・分類・アイデア出しが得意です。業務で効果を出すコツは、「毎日・毎週発生し、文章を読む・書く時間がかかっている作業」から試すことです。

総務省の令和8年版 情報通信白書によると、生成AIを「積極的に活用する方針」または「領域を限定して活用する方針」と回答した日本企業の割合は68.9%で、前年度の49.7%から大きく上昇しました。企業規模別では大企業が74.0%、中小企業が58.1%です。活用の方針を決める企業が増える一方、「具体的に何に使えばいいかわからない」という声も多く聞かれます。

この記事では、部門別にすぐ試せる活用アイデアを30個紹介します。

効果が出やすい業務の選び方

活用アイデアを選ぶ前に、次の3つの条件を確認しましょう。

条件理由
繰り返し発生する1回の時短効果が積み重なる
文章を読む・書く作業が中心生成AIが最も得意な領域
最終確認を人が行える誤りがあっても修正できる

営業部門の活用アイデア

  1. 商談メモの要約：打ち合わせのメモから、要点・次のアクション・期日を整理する
  2. 提案書の構成案づくり：顧客の課題を入力し、提案書の章立てを作る
  3. フォローメールの下書き：商談内容をもとに、お礼と次回提案のメール文を作る
  4. 企業情報の下調べ：公開情報をもとに、訪問前の確認ポイントを整理する
  5. よくある質問への回答案：製品資料をもとに、顧客の質問への回答案を作る

カスタマーサポートの活用アイデア

  1. 問い合わせの分類：内容を読んで「請求」「技術」「契約」などに振り分ける
  2. 回答案の作成：FAQにもとづいて返信の下書きを作る
  3. 対応履歴の要約：長いやり取りを要約し、引き継ぎに使う
  4. FAQの作成：よくある問い合わせからFAQの項目と回答を作る
  5. 言い回しの調整：クレーム対応の文面を、丁寧で誤解のない表現に整える

問い合わせ対応の設計は問い合わせ対応をAIで効率化する方法で詳しく解説しています。

総務・バックオフィスの活用アイデア

  1. 議事録の作成：会議の文字起こしから議事録と決定事項を作る（議事録をAIで自動化する方法）
  2. 社内規程の検索：規程やマニュアルに関する質問に答える（RAGとは）
  3. 社内通知文の作成：制度変更やイベントのお知らせ文を作る
  4. マニュアルの整備：手順のメモから、読みやすいマニュアルに整える
  5. 申請内容のチェック：申請書の記入漏れや不整合を確認する

経理の活用アイデア

  1. 勘定科目の候補出し：取引内容から勘定科目の候補を挙げる（最終判断は担当者）
  2. 請求書の内容確認：請求書の項目を読み取り、台帳と照合する（請求書業務の効率化）
  3. 数字の説明文づくり：月次の数値から、増減の説明文の下書きを作る
  4. 関数・数式の作成：表計算の関数を説明して作ってもらう（Excel業務の自動化）

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人事・採用の活用アイデア

  1. 求人票の作成：業務内容と条件から、求人票の下書きを作る
  2. 面接質問の作成：職種ごとの評価観点から質問案を作る
  3. 研修資料の作成：社内ルールをもとに、新人向けの研修資料を作る
  4. 社内アンケートの集計：自由記述の回答を分類・要約する

マーケティングの活用アイデア

  1. 記事の構成案：狙うキーワードから、記事の見出し構成を作る
  2. SNS投稿の下書き：記事やお知らせから、媒体ごとの投稿文を作る
  3. 広告文のバリエーション：訴求軸を変えた広告文の案を複数作る
  4. 顧客の声の分析：アンケートやレビューを分類し、改善点を整理する

経営・企画の活用アイデア

  1. 会議資料の要約：長い資料の要点を短くまとめる
  2. アイデアの壁打ち：新規施策の切り口やリスクを洗い出す
  3. 方針の文章化：箇条書きの方針を、社員に伝わる文章に整える

すぐ使えるプロンプト例

プロンプトの書き方のコツは業務で使えるプロンプトの書き方で詳しく紹介しています。

業務で使うときの注意点

社内ルールのひな形は生成AIを社内で安全に使うためのルールづくりに掲載しています。

よくある質問

Q生成AIはどの部門から導入するのがおすすめですか？
A

文章の作成・要約が多い部門（営業、カスタマーサポート、総務）から始めると効果を実感しやすい傾向があります。まずは1部門・1業務で試し、使い方の型をつくってから広げるのがおすすめです。

Q無料のAIサービスを業務で使ってもよいですか？
A

利用規約で入力データの扱い（学習への利用など）を確認し、会社として利用を認めるかを判断してください。法人向けプランでは、入力データを学習に使わない設定が標準になっているサービスもあります。選び方は生成AIツールの選び方（法人向け）をご覧ください。

Q生成AIの回答が間違っていたらどうすればよいですか？
A

生成AIは誤った内容を出力することがあります。必ず人が確認する前提で使い、特に数値・固有名詞・日付は元の情報と照合してください。

Q効果をどう測ればよいですか？
A

導入前に「その作業に1回何分かかっているか」をメモしておき、導入後と比べるのが簡単です。時間だけでなく、ミスの件数や担当者の負担感も合わせて確認しましょう。

まとめ

  • 生成AIは「読む・書く・要約する・分類する」作業で効果を出しやすい
  • 部門別のアイデアから、毎日発生している作業を1つ選んで試す
  • 個人情報の扱いと、人による確認をルールにしてから使う

自社の業務に合った活用方法を整理したい場合は、AIツール診断や無料相談をご利用ください。

参考資料