ワークフローシステムを選ぶときに最も大切なのは、機能の多さではなく、自社の承認ルートを無理なく再現でき、承認者がスマートフォンからでもすぐに判断できるかです。稟議や申請の電子化は、承認の待ち時間を減らし、記録を残すことで、内部統制と業務スピードの両方に効果があります。

一方で、「紙の流れをそのまま電子化しただけで、承認が速くならなかった」という声もあります。本記事では、ワークフローシステムの種類と比較ポイント、承認ルートの設計方法、導入手順を、中小企業の実務に合わせて解説します。

ワークフローシステムで電子化できる業務

分類業務の例
稟議購買稟議、契約稟議、投資稟議
経費・支払い経費精算、支払依頼、出張申請
人事・総務休暇申請、残業申請、入退社手続き、備品申請
営業見積承認、値引き承認、与信申請
ITアカウント発行申請、ソフトウェア利用申請（AIツールの利用申請を含む）

電子化による効果と、よくある課題

紙・メールでの運用の課題電子化による変化
承認者が不在だと止まるスマートフォンから承認できる、代理承認を設定できる
どこで止まっているかわからない進捗が画面で確認できる
記録が残らない・探せない申請と承認の履歴が検索できる
押印のための出社場所を問わず承認できる

ワークフローシステムの種類

種類特徴向いている企業
ワークフロー専用システム複雑な承認ルートや条件分岐に強い申請の種類が多い、承認ルートが複雑
グループウェアの機能スケジュール・掲示板などと一体で使えるすでにグループウェアを使っている
業務アプリ型（kintoneなど）申請フォームと台帳を柔軟に作れる申請データを集計・活用したい
会計・経費精算システムの機能経費・支払いの承認に特化経理業務の電子化が主目的

業務アプリ型の例はkintoneとNotionの比較で解説しています。

比較すべき8つのポイント

#ポイント確認すること
1承認ルートの柔軟性金額・部署・申請内容による条件分岐、合議・回覧、差し戻し
2代理承認・不在時の対応承認者の不在時に業務が止まらないか
3スマートフォン対応外出先から内容を確認し、承認できるか
4申請フォームの作りやすさ自社の書式を管理者が作成・変更できるか
5既存システムとの連携会計・人事・チャット・ストレージとつながるか
6権限とログ閲覧範囲の制御、承認履歴・操作ログの保存
7料金体系ユーザー数課金か、承認者・申請者で料金が違うか
8電子保存の要件電子取引のデータ保存など、税務上の要件に対応できるか

承認ルートの設計方法

電子化の前に、承認ルートを整理し直すことが効果を左右します。

設計の手順

  1. 現在の申請の種類と、承認者・回覧者を一覧にする
  2. 「本当に必要な承認か」を見直し、形だけの承認や重複する回覧をなくす
  3. 金額・内容による条件分岐を決める
  4. 不在時の代理承認者と、承認の期限を決める

承認ルートの設計例（購買稟議）

条件承認ルート
少額の消耗品所属長のみ
一定額以上の購入所属長 → 部門長
高額・継続契約所属長 → 部門長 → 経営者（経理は回覧）
ITツール・AIツールの新規契約所属長 → 情報システム担当（セキュリティ確認） → 部門長

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導入の5ステップ

  1. 対象業務の選定：件数が多く、待ち時間が問題になっている申請から始める
  2. 承認ルートの見直し：電子化の前に、不要な承認を減らす
  3. 試験運用：1部署・1種類の申請で試す
  4. 全社展開：申請の種類を増やし、紙の運用を終了する日を決める
  5. 定着と改善：承認にかかった時間を確認し、ルートを見直す

AI・自動化との組み合わせ

組み合わせ例
申請内容のチェック記入漏れや不整合をAIが指摘する
承認依頼の通知チャットツールに承認依頼を通知し、そのまま承認する
承認後の処理承認された購買稟議から、発注・会計への登録を自動で行う

承認後の処理の自動化は、見積書作成の自動化や請求書業務の効率化も参考になります。

申請の種類別：電子化の優先順位

優先度申請の種類理由
高経費精算・支払依頼件数が多く、承認待ちが支払い遅延につながる
高購買稟議承認者の不在で発注が止まりやすい
中休暇・残業申請件数は多いが、承認ルートが単純
中ITツール・AIツールの利用申請シャドーAI対策としての効果も大きい
低年に数回の特殊な申請電子化の効果が小さい。後回しでよい

運用ルールのひな形

電子化と同時に、承認の期限や代理承認のルールを決めておくと、承認の滞留を防げます。

導入前のチェックリスト

  • 電子化する申請の種類と優先順位を決めた
  • 承認ルートを見直し、不要な承認・回覧をなくした
  • 金額・内容による条件分岐を決めた
  • 代理承認者と承認の期限を決めた
  • スマートフォンから承認できることを確認した
  • 会計・人事・チャットとの連携方法を確認した
  • 電子保存の要件を税理士などに確認した
  • 紙の運用を終了する日を決めて周知した

導入効果を測る指標

指標測り方
申請から承認完了までの時間システムの記録から平均値を確認
差し戻しの件数申請フォームの改善点を見つける
紙の申請の残数電子化の進み具合を確認
承認者の滞留件数期限を過ぎた申請の件数

電子化でつまずきやすいポイント

ワークフローシステムの導入でよくあるのが、紙の申請書の項目をそのまますべて電子フォームに移してしまうケースです。紙の時代に必要だった項目（押印欄・回覧の記録欄など）の多くは、システムでは自動で記録されるため不要になります。フォームの項目が多いほど申請者の負担が増え、差し戻しも増えます。

もう一つは、システムの導入と同時に社内規程の改定を忘れるケースです。職務権限規程や稟議規程が紙の運用を前提にしたままだと、「規程上はこの承認が必要」という理由で、承認ルートの簡素化が進みません。導入プロジェクトには、規程を所管する部署にも最初から参加してもらいましょう。

内部統制の観点から見たワークフローの価値

ワークフローシステムは業務のスピードだけでなく、内部統制の面でも価値があります。誰がいつ何を承認したかが記録として残るため、取引先や監査への説明がしやすくなり、権限を超えた発注や承認漏れも防げます。承認の記録を定期的に確認し、特定の申請で差し戻しや滞留が多い場合は、フォームの項目やルートを見直すきっかけにしましょう。

FlowStack Labsの見解：電子化の効果は「承認ルートの削減」で決まる

ワークフローシステムを導入しても、紙の承認ルートをそのまま再現すると、承認の段数も待ち時間も変わりません。FlowStack Labsでは、導入前に「承認の段数を減らす」ことを最大の目標にすることを推奨しています。

見直しの観点確認すること
権限の委譲少額の申請は現場の責任者で完結できないか
回覧の整理「念のため」の回覧を、承認後の通知に置き換えられないか
事後確認低リスクの申請は、事前承認ではなく事後のチェックにできないか
期限承認の期限を決め、期限を過ぎたら通知が届くようにする

よくある質問

Qワークフローシステムとグループウェアの違いは何ですか？
A

グループウェアは、スケジュール・掲示板・ワークフローなどをまとめて提供するツールです。ワークフロー専用システムは、承認ルートの条件分岐や複雑な申請に強いのが特徴です。すでにグループウェアを使っている場合は、まずその機能で足りるかを確認しましょう。

Q小規模な会社でもワークフローシステムは必要ですか？
A

申請の種類や件数が少ない場合は、業務アプリやチャットツールの承認機能で十分なこともあります。承認者の不在で業務が止まる、記録が探せないといった課題が出てきたら、導入を検討するタイミングです。

Q紙の運用からの移行で注意することは？
A

移行期間に紙と電子が混在すると、どちらが正式な記録かわからなくなります。電子化する申請の種類ごとに、紙の運用を終了する日を決めて周知しましょう。

Q電子帳簿保存法への対応は必要ですか？
A

経費精算や支払いに関わる書類を電子で扱う場合は、電子帳簿保存法の要件への対応が必要になることがあります。具体的な要件は国税庁の情報や税理士にご確認ください。

Q承認ルートが複雑で、システムで再現できるか不安です。
A

まずは承認ルートを図に書き出し、条件分岐・合議・回覧の数を整理しましょう。そのうえで、候補のシステムの無料トライアルで、最も複雑な申請を1つ再現してみるのが確実です。再現が難しい場合は、ルート自体を簡素化できないかも検討してください。

Q取引先とのやり取りも電子化できますか？
A

社内の稟議・申請はワークフローシステムで、取引先との契約は電子契約サービスで、と役割を分けるのが一般的です。承認された稟議から契約手続きに進む流れをつなげると、社内外の手続きを途切れなく進められます。

Q導入後、承認が速くなったかはどう確認すればよいですか？
A

申請から承認完了までの平均時間を、導入前の紙の運用時と比べるのが基本です。紙の時代の記録がない場合は、導入直後の1か月を基準にして、承認ルートの見直しや期限の設定を行った後の変化を確認しましょう。

まとめ

  • ワークフローシステムは「承認ルートの再現性」と「スマートフォンからの承認」で選ぶ
  • 種類（専用・グループウェア・業務アプリ型・経費精算）と比較ポイントで候補を絞る
  • 電子化の前に承認ルートを見直し、段数を減らすことが効果を左右する
  • 経費・支払いに関わる場合は、電子帳簿保存法の要件を確認する

承認ルートの見直しから、ワークフローシステムと会計・チャットの連携まで、FlowStack Labsの無料相談でご相談いただけます。

参考資料