電子契約サービスの選び方：立会人型と当事者型の違い・法的効力・導入手順

電子契約サービスを選ぶときに最も重要なのは、「取引先が無理なく使えるか」と「自社の契約の重要度に合った署名の方式か」の2点です。そのうえで、電子帳簿保存法に沿った保存ができるか、既存の業務システムと連携できるかを確認します。

電子契約は、契約書の印刷・押印・郵送の手間をなくし、締結までの時間を短縮できる手段です。一方で、法的な位置づけや税務の扱いについて不安を感じる方も少なくありません。本記事では、電子署名法や国税庁の資料をもとに基本を整理したうえで、サービスの選び方と導入の手順を解説します。

電子契約の法的な位置づけ

電子契約の法的な位置づけを理解するうえで基本となるのが、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）です。

総務省・法務省・経済産業省は、2020年に電子署名法の第2条と第3条に関するQ&Aを公表しています。このQ&Aでは、利用者の指示に基づいてサービス提供事業者が自らの署名鍵で暗号化等を行う、いわゆる立会人型（事業者署名型）の電子契約サービスについて、一定の要件のもとで電子署名法上の電子署名に該当しうるという考え方が示されています。第3条の推定効が認められるためには、利用者とサービス提供事業者の間のプロセスと、事業者内部のプロセスの両方で、十分な固有性が求められるとされています。

立会人型と当事者型の違い

多くの企業で使われているのは、取引先の負担が少ない立会人型です。ただし、契約の重要度に応じて、二要素認証を必須にする、当事者型を併用するなど、使い分けを検討しましょう。

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印紙税と電子帳簿保存法の扱い

印紙税の扱い

国税庁の質疑応答事例では、取引の内容を記録した電磁的記録（電子データ）を取引先に送信したケースについて、印紙税の課税対象は課税物件表に掲げられた「文書」であり、電磁的記録はこれに含まれないため、印紙税は課されないという考え方が示されています。ただし、電子データを送った後に、同じ内容の紙の契約書を別途交付した場合は、その紙の文書が課税の対象になりうる点に注意が必要です。

電子帳簿保存法での保存

電子契約で締結した契約書のデータは、電子帳簿保存法における「電子取引」のデータにあたります。電子取引のデータは、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま一定の要件に従って保存する必要があります。電子契約サービスを選ぶときは、検索機能やタイムスタンプなど、保存の要件への対応状況を確認しましょう。詳細は国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」で確認できます。

サービスを比較するときのチェックポイント

料金体系はサービスごとに大きく異なります。必ず公式サイトで最新の料金を確認し、自社の月間の契約件数で試算してください。SaaS選定の全般的な考え方は業務自動化ツールの選び方も参考になります。

導入前のチェックリスト

• 電子化する契約の種類と、月間の件数を把握した
• 法令で書面や特定の方式が求められる契約が含まれていないか確認した
• 契約の重要度に応じて、立会人型・当事者型・二要素認証の使い分けを決めた
• 電子帳簿保存法の要件に沿った保存方法（検索・タイムスタンプなど）を確認した
• 押印規程・文書管理規程の見直しが必要な箇所を洗い出した
• 契約を送信できる人と、社内承認の流れを決めた
• 主要な取引先に、電子契約への対応可否を確認した
• 過去の紙の契約書を、どこまで電子化して管理するかを決めた

チェックリストのなかでも、特に時間がかかるのが社内規程の見直しと取引先への確認です。サービスの選定と並行して進めると、導入までの期間を短縮できます。

導入の手順

1. 対象の契約を決める

最初から全ての契約を電子化しようとせず、件数が多く、内容が定型的な契約から始めます。たとえば、秘密保持契約、業務委託の個別契約、発注書・注文請書などです。

2. 社内規程を見直す

押印規程や文書管理規程が紙の契約を前提にしている場合は、電子契約での承認方法、保存場所、保存期間を追記します。誰が電子契約を送信できるかの権限も明確にしましょう。

3. 取引先へ案内する

電子契約で締結することへの同意の取り方、操作の流れ、問い合わせ窓口を案内します。紙での締結を希望する取引先のために、当面は紙と電子の両方に対応できる運用にしておくと安心です。

4. 効果を測る

契約業務全体を自動化する

電子契約サービスは、他のシステムと連携させるとさらに効果が大きくなります。たとえば、CRMで商談が受注になったら契約書の作成を始める、締結されたら会計システムやタスク管理に登録する、といった流れです。

見積から契約までの流れの自動化は見積書作成の自動化ガイド、承認の流れの設計はワークフローシステムの選び方もご覧ください。

FlowStack Labsの見解：電子契約は「契約の後工程」まで設計してはじめて効果が出る

電子契約を導入しても、締結後の契約書をダウンロードして共有フォルダに保存し、台帳に手で入力しているようでは、効果は半分にとどまります。私たちは、電子契約の導入を検討する企業に、契約の前後の工程まで含めて業務の流れを設計することをおすすめしています。

具体的には、商談の情報から契約書を作り、承認を経て送信し、締結後は台帳への登録、関係者への通知、更新期限のリマインドまでを自動でつなぐことです。こうすることで、契約書の作成時間だけでなく、更新漏れや保管場所の不明といった管理上のリスクも減らせます。

また、サービスを選ぶ際は、機能の多さよりも取引先の使いやすさとAPIの公開状況を重視しています。取引先が迷わず署名できること、そして他のシステムとつなげられることが、長く使い続けられるかを左右するからです。

よくある質問

まとめ

• 電子契約サービスは、取引先の使いやすさと、契約の重要度に合った署名の方式で選ぶことが重要です。
• 立会人型は取引先の負担が少なく、当事者型はより厳格な本人確認を求める取引に向いています。
• 国税庁の質疑応答事例では、電磁的記録は印紙税の課税対象の文書に含まれないとされています。
• 電子契約のデータは、電子帳簿保存法の電子取引として、要件に従い電子のまま保存します。
• 契約の前後の工程まで含めて自動化すると、効果が大きくなります。

電子契約の導入や、契約業務の前後の工程を含めた自動化は、FlowStack Labsの無料相談でご相談いただけます。

参考資料

• 法務省「電子署名法の概要と認定制度について」（電子署名法Q&Aの掲載を含む）
• 国税庁 質疑応答事例「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（PDF）