業務棚卸しのやり方：自動化・AI活用の候補を見つける5ステップとテンプレート

業務棚卸しとは、社内の業務を一つひとつ書き出し、「誰が・どのくらいの時間をかけて・どのように」行っているかを見える化する作業です。業務の自動化やAI活用を成功させるには、ツール選びより先に業務棚卸しを行い、「どの業務を、なぜ自動化するのか」を明確にすることが欠かせません。

ツールを先に決めてしまうと、「導入したが使われない」「効果が測れない」という失敗に陥りがちです。本記事では、中小企業でも無理なく進められる業務棚卸しのやり方を、5つのステップとテンプレートで解説します。

業務棚卸しの目的

業務棚卸しの目的は、大きく3つあります。

特に3つ目は重要です。補助金の申請や社内の稟議では、「どの業務が、どのくらい改善されるのか」を具体的に説明することが求められます。業務棚卸しのデータがあれば、その説明の根拠になります。

ステップ1：業務を洗い出す

まずは部署ごとに、担当者が日々行っている業務を書き出します。このとき、業務を「大分類・中分類・作業」の3段階に分けると整理しやすくなります。

洗い出しのコツは、「作業」のレベルまで分解することです。「見積業務」のままでは、どこを自動化できるかが分かりません。「見積書の作成」「承認」「送付」と分けることで、たとえば「送付だけ自動化する」といった判断ができるようになります。

担当者へのヒアリングだけでなく、1〜2週間ほど実際の作業を記録してもらう方法も効果的です。月末や月初だけに発生する業務、年に1回の業務も忘れずに書き出しましょう。

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ステップ2：時間と頻度を把握する

次に、作業ごとに「1回あたりの時間」と「頻度」を記録します。正確な時間が分からない場合は、担当者の感覚で構いません。大切なのは、業務の大小を比べられるようにすることです。

表の数字は記入例です。月間の時間を計算すると、「1回は短いが、回数が多いために合計の時間が大きい業務」が見えてきます。このような業務は、自動化の効果が大きい候補になります。

ステップ3：課題を整理する

時間だけでなく、業務の課題も書き出します。次のような観点で確認すると、漏れなく整理できます。

• 同じ情報を複数のシステムやファイルに入力していないか（転記）
• 特定の担当者しかできない業務になっていないか（属人化）
• 入力ミスや確認漏れが起きやすい業務はないか
• 承認や回答を待つ時間が長い業務はないか
• 紙やメールのやり取りが多い業務はないか
• 繁忙期に残業が集中する業務はないか

課題は、担当者だけでなく、その業務の結果を受け取る側（上長、他部署、顧客）にも聞くと、新しい視点が得られます。

ステップ4：自動化・AI活用の向き不向きを判定する

洗い出した作業ごとに、自動化やAI活用に向いているかを判定します。判断の目安は次のとおりです。

ワークフロー自動化とRPA、AIの違いはRPAとAI・iPaaSの違いで詳しく解説しています。

ステップ5：効果と導入しやすさで優先順位をつける

最後に、自動化やAI活用の候補を「効果」と「導入しやすさ」の2つの軸で評価し、優先順位を決めます。

最優先で取り組むべきなのは、効果が大きく、導入しやすい業務です。最初の取り組みで成果を出すと、社内の理解が得られ、次の取り組みに進みやすくなります。効果は大きいが難しい業務は、計画を立てて段階的に進めましょう。

そのまま使える業務棚卸しテンプレート

次の項目を列にした表を、Excelやスプレッドシートで作成すると、そのまま業務棚卸しに使えます。

「入力元と出力先」の列は特に重要です。業務と業務のつながりが見えると、複数の作業をまとめて自動化できる箇所が見つかります。最初の自動化の進め方は業務自動化の始め方で解説しています。

ヒアリングで使える質問例

担当者へのヒアリングでは、「何をしているか」だけでなく、「なぜそうしているか」「困っていることは何か」まで聞くことで、改善のヒントが見つかります。次の質問をそのまま使ってみてください。

ヒアリングの内容は、その場で業務棚卸しのテンプレートに記入していくと、後で整理する手間が省けます。また、同じ業務を複数の担当者が行っている場合は、それぞれに話を聞くと、手順の違いや、標準化すべきポイントが見えてきます。担当者が「当たり前」と思っている作業ほど、改善の余地が大きいことが多いため、細かな作業も遠慮なく書き出してもらうよう伝えましょう。

業務棚卸しでよくある失敗

FlowStack Labsの見解：棚卸しは「完璧」より「速さ」を優先する

業務棚卸しは、完璧を目指すと何か月もかかってしまいます。私たちは、まず2週間で主要な業務の8割を洗い出し、上位3つの候補を決めて改善に着手することをおすすめしています。

棚卸しの価値は、表そのものではなく、そこから生まれる改善にあります。最初の改善で成果が出れば、担当者は「この業務も自動化できるのでは」と自ら提案してくれるようになり、棚卸しの精度も自然に上がっていきます。

また、棚卸しのデータは、補助金の申請書や社内の投資判断の資料としてもそのまま活用できます。現状の業務時間と、改善後の見込み時間を同じ形式で記録しておくことで、導入後の効果測定も簡単になります。DX全体の進め方は中小企業のDXロードマップもあわせてご覧ください。

よくある質問

まとめ

• 業務棚卸しは、業務を作業のレベルまで分解し、時間・頻度・課題を見える化する作業です。
• 5つのステップは、洗い出し、時間と頻度の把握、課題の整理、向き不向きの判定、優先順位づけです。
• 自動化の前に、手順があいまいな業務は標準化することが先決です。
• 効果が大きく導入しやすい業務から着手し、成果を出しながら範囲を広げます。

業務棚卸しの進め方や、自動化の候補の選定は、FlowStack Labsの無料相談でご相談いただけます。棚卸しから自動化の設計までまとめて支援するAI導入支援もご覧ください。

参考資料

• IPA「DX動向」調査
• 厚生労働省「業務改善助成金」（生産性向上のヒント集の案内を含む）
• 中小企業省力化投資補助金 公式サイト