文章の下書き、要約、アイデア出しなど、生成AIは社内業務のさまざまな場面で役立ちます。一方で、ルールがないまま使い始めると、情報管理や品質の面で問題が起きる可能性があります。

この記事では、中小企業が生成AIを社内で使い始める前に決めておきたいルールの考え方を紹介します。なお、具体的な法令の解釈や契約上の判断は、必要に応じて専門家にご確認ください。

1. 入力してよい情報を決める

もっとも重要なのは、AIに入力してよい情報と、入力してはいけない情報を明確にすることです。

  • 入力しない情報の例：個人情報、顧客から預かった機密情報、未公開の財務情報、パスワードや認証情報
  • 入力してよい情報の例：公開済みの情報、一般的な文章の下書き、社外秘でない資料の要約

利用するAIサービスによって、入力データの扱い（学習に使われるか、保存期間など）は異なります。利用規約や設定を確認し、社内で共有しておきましょう。

2. 利用するツールを決める

社員が個人の判断でさまざまなAIサービスを使うと、情報の管理が難しくなります。会社として利用を認めるツールと、そのアカウントの管理方法を決めておくと安心です。

3. 出力は必ず人が確認する

生成AIの出力には、事実と異なる内容が含まれることがあります。

  • 数値・固有名詞・日付は、元の情報と照合する
  • 社外に出す文章は、担当者が内容を確認してから使う
  • 契約・法務・医療など専門性の高い内容は、専門家の確認を経る

4. 用途ごとのガイドラインをつくる

「メール文の下書き」「議事録の要約」「社内マニュアルの検索」など、用途ごとに使い方の例と注意点をまとめると、社員が迷わず使えるようになります。

5. 定期的に見直す

AIサービスの機能や規約は頻繁に変わります。半年に1回など、ルールを見直すタイミングを決めておきましょう。

まとめ

生成AIを安全に使うためには、入力する情報の範囲・利用ツール・出力の確認方法の3点を最初に決めることが大切です。

社内での活用方法や、業務への組み込み方については、AIによる社内業務効率化のページや導入支援もあわせてご覧ください。